Sådan cirkulerer du ugyldige data i Microsoft Excel


Find ugyldige data, der glider forbi dit krav.

Du kan bruge datavalidering i Microsoft Excel til at stoppe forkerte dataindtastninger. Men der kan være tidspunkter, hvor denne validering ikke fungerer som planlagt. For at hjælpe kan du bruge Circle Invalid Data-funktionen.

Med datavalidering kan du have en formel i cellen eller have data allerede indtastet i cellen. Desværre kan disse typer situationer springe lige forbi den datavalidering, du har brug for. Hvis dette sker, kan du ende med forkerte data. Lad os se på, hvordan du får øje på det ved at lade Excel cirkulere det for dig.

Fejlhåndtering med datavalidering

Når du opsætter datavalideringen for en celle eller et område, kan du tilføje fejlhåndtering på samme tid. Dette er en god måde at lade brugeren vide, at det, de prøver at indtaste, ikke er gyldigt.

Du kan også give en besked, der fortæller dem, hvad de skal indtaste.

Cirkel ugyldige data

Et perfekt eksempel på, at datavalidering ikke gør sit job, er, når du bruger en formel. Du kræver muligvis et bestemt tal, decimal eller dato. Hvis resultatet af denne formel ændres, og dataene ikke længere opfylder kravet, er disse data tilladt, og du vil ikke se en fejl.

Lad os se på et eksempel. Her har vi en formel, der tilføjer værdierne i cellerne A1 og A2 og placerer resultatet i A3. Vi har datavalidering sat op i celle A3 til kun at tillade et tal mellem 10 og 20.

Først passer resultatet fra formlen inden for datavalideringskravet.

Men hvis tallene i celle A1 eller A2 ændres, og dermed ændrer formlens resultat, er dataene stadig tilladt i den celle, selvom de er ugyldige. Derudover ser du ikke en fejlmeddelelse.

I dette tilfælde kan du bruge Circle Invalid Data-funktionen.

Gå til fanen Data, vælg rullepilen Datavalidering, og vælg "Cirkel ugyldige data" i afsnittet Dataværktøjer på båndet.

Du vil derefter se den celle med datavalidering og forkerte data med en rød cirkel omkring den.

Dette giver dig mulighed for at foretage de nødvendige rettelser. Cirklen fjernes derefter. Du kan også vælge Datavalidering > Ryd valideringscirkler, hvis du vil acceptere dataene.

Et andet godt eksempel på ugyldige data er, hvis du allerede har data i en celle og derefter opsætter datavalidering. Her har vi tekst i vores celle, der er længere end 10 tegn. Selvom vi konfigurerer valideringen til kun at acceptere tekst på mindre end 10 tegn, fanger valideringen ikke de ugyldige data, fordi de allerede eksisterer.

I dette tilfælde fungerer brugen af Circle Invalid Data som forventet.

Der kan være andre tilfælde end disse eksempler, hvor ugyldige data kommer ind i en celle med datavalidering. Som Microsoft nævner, kan dette ske, når du kopierer og indsætter data i cellen, bruger udfyldningsfunktionen eller kører en makro. Du kan dog simpelthen se en fejl, der forhindrer dig i at indsætte eller udfylde dataene. Eller i nogle tilfælde fjernes datavalideringen simpelthen.

...valideringsmeddelelser vises ikke, og ugyldige data kan indtastes, hvis du indtaster data i en celle ved at kopiere eller udfylde, hvis en formel i cellen beregner et resultat, der ikke er gyldigt, eller hvis en makro indtaster ugyldige data i cellen.

Selvom Circle Invalid Data muligvis ikke virker i hver af disse yderligere situationer, skal du huske på disse andre scenarier, når du oprindeligt konfigurerer datavalidering. Og husk at bruge Circle Invalid Data-funktionen, når du kan.